Comment rédiger une fiche de poste efficace dans une petite structure ?

Dans une petite entreprise, on fait souvent "sans". Sans service RH, sans process, parfois même sans fiche de poste. Pourtant, cette dernière est un outil simple mais redoutablement utile : elle permet de clarifier les attentes, de mieux recruter, d’éviter les malentendus… et même de fidéliser ses collaborateurs.

Mais comment rédiger une fiche de poste sans y passer des heures ni tomber dans un jargon RH pas toujours compréhensible ?

À quoi sert vraiment une fiche de poste ?

Dans une TPE ou une petite PME, la fiche de poste est :

Une boussole pour le salarié (ce que l’on attend de lui, et comment il sera évalué),
Un repère pour le dirigeant (éviter de tout faire reposer sur une seule personne),
Un outil de recrutement (pour rédiger une annonce claire et ciblée),
Un support de dialogue (pour les entretiens annuels ou l’onboarding).

Astuce RH : Elle ne fige pas le poste, elle cadre le cœur des missions. L’agilité managériale est essentielle aujourd’hui et cette agilité doit être perçue en filigrane dans la fiche de poste.

Les 6 rubriques clés d’une fiche de poste claire et efficace

1. Intitulé du poste : il doit être précis, compréhensible, sans jargon. (Exemple : indiquer ” Assistant administratif polyvalent” plutôt que “Support Back Office”)

2. Position dans l’organisation : Qui est le manager direct ? Y a-t-il des collègues ou subordonnés ? Cette information est essentielle et évite bien des flous.

3. Missions principales : Lister les 4 à 6 missions essentielles en commençant par les plus stratégiques, avec des verbes d’action (exemples : Gérer les devis et la facturation client, Assurer le suivi administratif des dossiers fournisseurs, Accueillir les clients et gérer les appels…)

4. Compétences attendues : il convient de distinguer les compétences techniques (maîtrise d’un logiciel, comptabilité…) des Soft skills (rigueur, autonomie, sens du service…)

5. Conditions de travail : indiquer le temps de travail, lieu, horaires, télétravail ou non, rythme particulier.

6. Évolution possible (facultatif) : Utile pour montrer qu’on pense à l’avenir du salarié, qu’une évolution de carrière est possible même dans une TPE ou PME (exemple : possibilité d’évoluer vers un poste de responsable ou un autre poste)

Comment rendre la fiche vivante et utile au quotidien ?

La partager dès l’arrivée du salarié
La relire en entretien annuel pour ajuster les missions
L’adapter quand l’activité évolue

Une fiche de poste vivante = un outil de management, pas un document RH figé dans un classeur.

Quelques erreurs fréquentes à éviter

❌ Vouloir lister tout ce que fait la personne (rester focus sur l’essentiel)

❌ Utiliser un langage trop technique ou administratif

❌ Copier-coller une fiche d’internet sans lien avec la réalité terrain (à ne surtout pas faire)

❌ Ne jamais la mettre à jour

Pour conclure, peu importe la taille de l’entreprise, chaque poste compte. Rédiger une fiche de poste efficace, c’est prendre un temps court pour éviter bien des flous à long terme. Pas besoin de faire compliqué : du concret, du clair, du vivant.

Et si vous voulez gagner du temps ou être guidé pas à pas pour construire des fiches de poste efficaces, un DRH externalisé peut vous accompagner avec une approche terrain, adaptée à vos réalités.